Filiz
Digitaliser les contrats d’alternances
Simplifier les processus contractuels et la gestion électronique des documents pour les CFA
Problème
Comment pourrions-nous simplifier les processus contractuels pour les centres de formation ?
Solution
Digitaliser la création du contrat d’alternance avec un processus entièrement repensé.
Rôle
UX/UI Designer
Période
Jan. 2022 - Sept. 2022
(9 mois)
Équipe
2 Co-fondateurs
1 Développeur
1 Designer (moi)
Contexte
L’opportunité sur laquelle la startup s’est construite.
L’alternance et son essor sur le marché de l'emploi
L’alternance à connu un essor important en raison des mesures conduites par le Ministère du Travail en 2019. Une nette progression du nombre de contrats d’alternance signés par rapport aux années précédentes a été observé en 2020 comptabilisant un record du nombre de contrats signés.
+40 %
de contrats en plus signés par rapport à l’année précédente
495 000
contrats d’apprentissage signés sur l’année 2020
Sources : Vie publique et Communiqué de presse du Ministère du travail de la santé et des solidarités
Notre constat de départ sur les contrats d’alternances
Complexe et fastidieux
Le contrat d’alternance doit être rempli puis signé par plusieurs personnes le rendant particulièrement complexe.
Peu digitalisé
Le processus est encore peu digitalisé au sein des écoles et des centres de formation d’apprentis.
Suivi opaque
Le suivi de l’avancée du contrat est très difficile pour l’école, l’entreprise ou l’étudiant.
Problématique initiale
Comment pourrions-nous simplifier le processus de contractualisation des contrats d’alternance et des conventions de stage ?
Méthodologie
Processus de conception
L’objectif des premiers mois pour la startup était concevoir un MVP (Produit Minimum Viable) pour trouver son PMF. Le processus de conception avec lequel j’ai travail s’inscrit plus largement dans une démarche lean.
ÉTAPE 1
Recherche
ÉTAPE 2
Définition
ÉTAPE 3
Conception
ÉTAPE 4
Évaluation
Recherche utilisateur
Se familiariser avec les contrats d’alternance.
Les recherches que nous avons entrepris
Méthodes de recherche UX :
Pour acquérir une compréhension du métier et comprendre le processus contractuel, nous avons entrepris des recherches exploratoires articulées autour de 2 activités :
Insights
Ce que nous avons appris grâce à cet entretien utilisateur
Charge mentale importante
Les chargé∙es de relations entreprises réalisent de nombreuses tâches et gèrent plusieurs contrats au quotidien créant une charge mentale importante.
Tâches chronophages
Plusieurs tâches sont répétitives et chronophages. Certaines tâches ne sont pas internalisées ou digitalisées obligeant les chargé∙es de relations entreprise à utiliser des solutions ad hoc.
Nécessite un suivi
Le contrat doit être envoyé puis suivi rigoureusement auprès de l’Opérateur de Compétences (OPCO) pour avoir plus d’informations sur le financement de la formation par celui-ci.
Risque financier
Le CFA ne dispose pas d’aucune visibilité sur le subventionnement de l’OPCO ce qui constitue un risque financier pour elles.
Persona
Transformer les insights en un persona
Suite à notre entretien, nous avons créé les personas qui dressent les motivations et les frustrations qu’ils peuvent rencontrer tout au long du processus de contractualisation.
Sylvie Dufour
Âge : 38 ans
Localisation : Nantes
Statut : Mariée
Chargée de relations entreprise
Présentation de Sylvie
En poste depuis près de six ans, l’expérience de Sylvie dans le secteur de l’administratif lui permet d’avoir un œil expert sur l’ensemble des démarches.
Motivations
- Se libérer du temps pour des tâches où son expertise est un véritable atout pour l’école
- Gagner en efficacité sur des petites tâches répétitives
- Apporter des retours d’expérience pour améliorer les processus administratifs
Frustrations
- Multiplier les allers/retours auprès de l’étudiant et de l’entreprise pour faire avancer le contrat
- Constater des erreurs dans le contrat
Principes de conception
Les 3 piliers de l'expérience produit
Les co-fondateurs souhaitaient que l’application Filiz soit user-friendly à travers plusieurs principes formalisés plus ou moins formellement :
Collaboratif
Faire de la création du contrat une expérience collaborative en conviant toutes les parties prenantes autour de la même table.
Intuitif
Simplifier le processus contractuel avec un outil qui soit simple et facile à utiliser pour tous.
Désirable
Rendre les tâches administratives plus plaisantes en créant une connexion émotionnelle positive et mémorable.
Expérience utilisateur
Poser les fondations d’une solution pérenne.
Workflow
Réimaginer la façon de créer un contrat
Digitaliser le contrat d’alternance nécessitait de repenser la façon de créer un contrat. Nous avons commencé par identifier les dénominateurs communs du contrat puis rationalisé le processus au fil de plusieurs itérations pour le structurer en étapes successives et asynchrones.
L’expérience globale utilise un principe de divulgation par étapes ce qui a pour conséquence de rendre le processus plus simple en répartissant la charge mentale sur plusieurs étapes en plus de réduire la fréquence à l’erreur.
User flow
Décomposer l’expérience en parcours utilisateurs
Chaque parcours contient plusieurs pages qui hiérarchisent les informations demandées sous forme de champs de saisie. Cette étape a permis de définir les champs nécessaires par page en considérant les logiques qu’elles impliquaient.
Architecture de l'information
La colonne vertébrale de l'application
L’application s’articule autour de 6 fonctionnalités déclinées sur plusieurs niveaux qui dissocient les rôles et offrent à l’école un contrôle fin sur l'ensemble de la chaîne de création d'un contrat. Chaque fonctionnalité à impact sur les niveaux inférieurs.
Ergonomie
Concevoir la solution en passant du global au détail.
Wireframes
Construire le squelette de l’application
Les premiers wireframes que nous avons conçu nous ont permis d’explorer plusieurs mises en page puis de définir la structure de l’application en quelques jours.
01
Architecture produit
L’architecture du produit reprend un schéma commun de SaaS avec une navigation latérale contenant les fonctionnalités produit et un menu de navigation avec les actions utilisateur.
02
Listes d'entrées
Les listes sont des tables de données contenant plusieurs entrées (formations, promotions, étudiants). Chaque entrée contient plusieurs métadonnées qui permettent à l’école de monitorer son organisation.
03
Parcours de création
Les parcours de création suivent le même format avec un étapier qui donne une information sur le statut. Le parcours comprend toujours un titre et une description, des inputs et boutons d’action.
Explorations de mise en page des formulaires
Nous avons réalisé plusieurs itérations des plusieurs pages importantes pour envisager différentes solutions.
Pour les formulaires par exemple, qui constituent le cœur de l’expérience produit, nous avons réalisé plusieurs variations avant de choisir de l’intégrer au produit pour les avantages que cela constitue.
Itération 1
✅ Itération 2
Interface utilisateur
Une interface personnalisée qui reflète la marque.
Design System
Installation de la librairie de composants
Nous avons choisi d’utiliser une librairie de composants pré-construite pour gagner en agilité et réduire les coûts de développement UI et front. La bibliothèque de composants que nous avons utilisé contient plusieurs dizaines de composants et intègre les principes de Material Design.
En quelques jours, nous avons configuré les design tokens permettant de mettre à jour les propriétés de styles à travers toute la bibliothèque.
Spécifications
Standardisation de l’interface utilisateur
L’application a été conçu avec un système d’espacement en base 8. Cette base permet d’uniformiser et d’harmoniser l’UI en créant des interfaces précises et réactives au pixel.
Conclusion
Réfléxions suite à cette expérience
Apprentissages clés suite à cette alternance
Concevoir en partant de zéro
J’ai découvert que concevoir en partant de rien représentait un vrai défi particulièrement en début de projet où l’on dispose de peu de billes.
Exprimer l’intention derrière le design
J’ai découvert que concevoir en partant de rien représentait un vrai défi particulièrement en début de projet où l’on dispose de peu de billes.
S’adapter face aux aléas
J’ai réalisé que de nombreux aléas rythment la vie de startup ce qui m’a appris le sens de l’adaptation. Changer d’habitudes et pivoter tôt est une des compétences clés que j’ai appris à développer en un an.
Merci pour votre intérêt !
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